L’histoire des fondateurs de modes4u et leur parcours pendant la pandémie

Je m’appelle Sandra Boch et je dirige modes4u, une boutique familiale de tissus et de papeterie proposant plus de 10 000 produits. Ma ville natale est Bregenz, en Autriche, mais nous avons installé notre boutique à Hong Kong pendant quinze ans avant de nous installer à Singapour. Voici l’histoire de notre parcours pendant la pandémie.

Sandra à son bureau dans les nouveaux locaux à Singapour

Au début de l’année 2020, tout le monde en était encore à apprendre comment le virus se propageait. Personne ne savait avec certitude s’il se maintenait sur les emballages, et les clients pensaient même que le virus restait littéralement sur nos tissus. Malheureusement, de nombreuses personnes qui envisageaient de passer commande chez nous pensaient que nous étions basés en Chine continentale, alors qu’en fait il n’y avait pas encore eu un seul cas à Hong Kong. En l’espace de quelques jours, nos ventes ont considérablement chuté.

Au début…

La trésorerie de la boutique a été tellement affectée que nous étions sur le point de fermer l’entreprise ou du moins de réduire les salaires, en raison de l’augmentation des dépenses commerciales et de la diminution du volume des commandes. Pour la première fois depuis la création de la boutique, nous devions discuter des réductions de salaire avec notre personnel et même si tous nos employés comprenaient la situation, c’était super stressant !

Cependant, deux semaines plus tard, le virus s’était répandu dans toute l’Europe. Dans la précipitation de la fabrication des masques, nous avons reçu une avalanche de commandes qui nous a submergés ! Ces commandes de masques ont été un merveilleux cadeau.

Nous n’avions jamais vu autant de colis prêts à être expédiés s’empiler sur les chariots, dans des volumes que nous n’avions jamais vus auparavant. Ce flot de commandes de tissus pour masques a duré environ deux mois (les 2 meilleurs mois de l’histoire de notre entreprise). Petit à petit, le volume des commandes est revenu à la normale et du coup, nous n’avons finalement pas eu besoin de procéder à des réductions de salaire ! Mais peu de temps après, de nouvelles difficultés faisaient surface.

En juin, une nouvelle loi sur la sécurité nationale, très restrictive, était adoptée à Hong Kong. Le jour même de cette annonce, nous avons décidé de quitter Hong Kong. Si les récentes perturbations avaient déjà été difficiles pour notre entreprise, cette loi autoritaire nous a fait comprendre que nous ne pouvions plus rester. J’ai même été interviewée par le Wall Street Journal sur les raisons qui nous ont poussés à nous lancer dans cet énorme défi.

Planifier notre départ

Laisser l’équipe fondatrice derrière nous a été très difficile pour Alan et moi. Les membres de cette équipe étaient comme une seconde famille. Nous nous sommes entretenus personnellement avec chacun d’entre eux. Nous leur avons expliqué la situation telle qu’elle était et les motifs de notre relocalisation, en les prévenant quelques mois à l’avance pour que notre décision ne soit pas une surprise.

Lorsqu’il s’est agi de choisir une destination, nous avons dû tenir compte de nombreux éléments. Naturellement, notre priorité absolue était les perspectives commerciales. Nous devions notamment examiner les éléments suivants : l’enregistrement de la société, la langue parlée dans le pays, les frais d’expédition vers d’autres pays, l’existence éventuelle d’une plate-forme logistique, la disponibilité de la main-d’œuvre et les salaires, la location de bureaux et la gestion des impôts

Du point de vue de la famille, nous avons examiné les loyers des logements, la disponibilité des écoles et les frais de scolarité, et nous avons vérifié si l’environnement était convivial et accueillant pour les familles. Nous avons passé en revue presque toutes les capitales asiatiques et nous avons fini par nous limiter à Taipei et à Singapour. La balance a penché en faveur de Singapour en raison de l’avantage linguistique dont je dispose, car presque tout le monde parle anglais ici.

Je me suis d’abord installée seule à Singapour, tandis que mon mari Alan est resté à Hong Kong pour fermer le bureau et l’entrepôt. C’était très délicat, car les vols et les navires marchands étaient retardés dans le monde entier. Nous avons dû fixer un jour de fermeture officielle de l’entrepôt, et à partir de ce moment-là, il nous fallait tout emballer. Ce fut un exercice d’équilibriste très complexe car, techniquement, l’entreprise était toujours en activité, mais nous ne pouvions plus expédier de commandes.

Un bouleversement en pleine pandémie

À Singapour, j’ai cherché un nouvel emplacement pour notre nouveau bureau et notre entrepôt. La difficulté a consisté à trouver un espace suffisamment grand. Les choix étaient limités, car les entreprises singapouriennes avaient déplacé leur production ici. En effet, la frontière avec la Malaisie, là où les usines singapouriennes opèrent habituellement, était fermée à cause de la pandémie. La plupart des grands locaux étaient donc déjà occupés.

Lorsque nous avons finalement choisi cet entrepôt, nous ne nous attendions pas à ce que l’espace soit complètement vide. La plupart des espaces que nous avions visités n’avaient même pas d’électricité ou d’éclairage. Les coûts initiaux d’installation étaient plus élevés que prévu.

De plus, nos affaires n’étaient pas encore arrivées. À Hong Kong, nous nous étions donné beaucoup de mal pour emballer soigneusement les produits et les étagères, et tout a été expédié à Singapour dans des conteneurs. En raison de la Covid-19, la cargaison est restée bloquée pendant plusieurs jours dans un port malaisien, car ce port avait dépassé sa capacité opérationnelle. Chaque jour prenait une éternité parce que nous ne pouvions pas savoir quand le chargement allait repartir, l’idée qu’il reste là indéfiniment nous effrayait !

Le fait de ne pas pouvoir régler les choses en personne a rendu les choses plus difficiles. Nous devions effectuer des quarantaines à la maison, avec des lois et des règlements qui étaient continuellement modifiés. À plusieurs reprises, nous avons dû changer de vol pour nous adapter aux nouvelles réglementations.

Sandra et Alan

À la dernière minute, ils ont modifié les conditions d’entrée d’Alan, mon mari, à Singapour – un choc, car il devait soudainement prendre l’avion un jour plus tôt en raison des nouvelles directives. S’il ne parvenait pas à nous rejoindre ici, cela aurait pu nous handicaper. Presque toutes les situations nous ont donné l’impression de marcher sur des sables mouvants !

Nous avions beaucoup à faire avant d’embaucher les premiers employés et d’organiser les rénovations, et c’était encore plus accablant avec les changements constants de règles causés par la pandémie. Le quotidien était un chapelet de soucis pour nous, adultes, sans compter l’énorme bouleversement pour notre petit Mason.

Mason endormi sur des cartons

Et puis, le confinement a fini par être également imposé à Singapour. Nous ne pouvions pas rencontrer beaucoup de personnes en même temps, ce qui a rendu très difficile l’embauche de personnes jouant un rôle pratique et concret dans l’entrepôt. En même temps, nous avons dû calculer combien d’employés pouvaient venir travailler en personne. Les contraintes imposées ont constitué un énorme défi, car le système était nouveau pour nous.

Partir de zéro

Comme tout se faisait en anglais, connaître la langue m’a été d’une grande aide. Comme j’étais venu en premier et que j’avais commencé à négocier la rénovation et l’installation de l’entrepôt, j’ai pu parler aux ouvriers du bâtiment alors qu’à Hong Kong, c’était impensable, car personne ne parlait anglais. À ma grande surprise, je pouvais même parler aux livreurs !

Je voulais soutenir la communauté locale et embaucher des mamans. Je savais à quel point il est difficile de trouver un emploi à temps partiel, et avoir cette flexibilité en tant que parent était presque impossible. Je voulais vraiment reproduire notre atmosphère familiale et amicale d’origine et créer une équipe heureuse et travailleuse.

Heureusement, au cours de l’année 2021, nous avons réussi à recruter une nouvelle équipe compétente. Après de nombreux tests et apprentissages, le bureau et l’entrepôt de Singapour fonctionnent relativement bien. Récemment, nous avons même relevé d’autres défis, tels que la nouvelle facturation de la TVA, qui prête à confusion, pour les importations dans l’UE.

En raison de la pandémie, de nombreuses choses qui, je suppose, auraient été simples dans la vie normale, sont devenues extrêmement compliquées. Au début, c’était vraiment difficile, car des problèmes surprenants sont apparus, que nous n’aurions pas pu prévoir. Par exemple, nous avions cherché un entrepôt proche d’un bureau de poste, mais après avoir aménagé les locaux, nous avons découvert que SingPost, le service postal local de Singapour, ne prend en charge les envois en nombre qu’à un seul endroit. Nous avons donc dû trouver un moyen de transport pour acheminer quotidiennement nos colis à ce bureau de poste particulier !

Aller de l’avant

Mise en place du nouvel entrepôt à Singapour

Aujourd’hui, nous traversons encore une jungle de défis logistiques en raison de la pénurie mondiale de conteneurs de fret. Le coût de l’expédition depuis les États-Unis a plus que doublé et les envois mettent beaucoup plus de temps à être livrés, de sorte que les délais de réapprovisionnement restent incertains.

Malgré ce scénario et les autres difficultés logistiques créées par la pandémie, nous avons pu être livrés de nos nouveaux tissus, de la papeterie et des figurines miniatures. En 2020, nous avons passé plus de six mois à préparer le déménagement et nous avons passé la majeure partie de l’année 2021 à adapter nos activités à Singapour.

J’espère qu’en 2022, nous pourrons enfin nous installer un peu plus et faire en sorte que l’activité reprenne un rythme vraiment stable. Lorsque ce sera le cas, nous pourrons nous concentrer sur de nouvelles histoires à raconter et les partager à nouveau avec notre communauté. Nous aurons alors le temps de nous développer à nouveau tout en continuant à servir notre clientèle, de tout cœur.